Przejdź do głównej zawartości

AUTOMATYZACJA PROCESÓW FINANSOWYCH - SZMINKA NR 5

Czy między finansami i Excelem musi zawsze pojawiać się znak równości? Mimo, że sporo się mówi i pisze o automatyzacji procesów od kilku lat, sporo naszych przedsiębiorstw pozostaje jeszcze w tyle, za opisywanymi, spektakularnymi rozwiązaniami związanymi automatyzacją. 

Nie chodzi o to, aby kogoś krytykować za to, że pracuje dość tradycyjnie. Chodzi o to, aby sobie szczerze powiedzieć, że jeszcze sporo przed nami do zrobienia, a barierami często bywają i brak pieniędzy na wdrożenie odpowiednich narzędzi, brak pracowników z odpowiednimi kwalifikacjami, oraz złe doświadczenia związane w ogóle z jakimikolwiek wdrożeniami. Te złe doświadczenia wynikają min. z powodu, braku właściwie zmapowanych procesów wewnątrz naszych organizacji, ale też z braku odpowiedniej współpracy i wsparcia ze strony firm wdrażających dane rozwiązanie, na którą nakładamy zbyt dużą presję czasu.

Problemem jest już etap analizy przedwdrożeniowej, a właściwie jej brak, lub brak właściwego do niej podejścia. Często konsultanci wdrażający kopiują jeden do jednego, procesy zastane u klienta, nie wysilając się, aby wspólnie z zespołem je przeanalizować i wyeliminować procesy zbędne i nie przynoszące żadnej wartości firmie. Brakuje często elementu doradzenia klientowi, jak powinna wyglądać właściwa tzn. efektywna mapa procesów.

Dlaczego tak się dzieje? Dużo by pisać, ale ja chciałabym się skupić na tym, że w firmach dość często "zabija" się inicjatywy oddolne i zamiast wyznaczyć zespół pracowników, którzy na co dzień obsługują operacje tzw. "codziennego biznesu" narzuca się im jakieś szablonowe rozwiązania.

Tymczasem najkorzystniejsze dla firmy mogło by, gdyby odpowiednio dobrani pracownicy byli zaangażowania w transformację jako jej architekci. Oczywiście przy wsparciu konsultantów z zewnątrz, którzy mają odpowiednie doświadczenie z wdrożeń w wielu podmiotach i są w stanie dostrzegać analogie i podsuwać konstruktywne rozwiązania i podpowiedzi.

Nikt inny jak tylko dyrektor finansowy, który ma odpowiednią pozycję w organizacji może być inicjatorem dobrze pojętej transformacji cyfrowej i automatyzacji procesów i to nie tylko w finansach, ale w pozostałych departamentach i działach, czy oddziałach. Może to zrobić poprzez współpracę z innymi managerami i liderami, dzięki czemu sam odniesie pewne korzyści, chociażby w postaci lepszego zrozumienia źródeł kosztów i przychodów. Dzięki temu mógłby podejmować decyzje, które były by w harmonii z misją i celem firmy, a nie - z czym często się spotykam - ślepo  i czysto statystycznie ciąć koszty, co później często okazuje się działaniem nieopłacalnym.

Wiele firm już dawno wdrożyło lub jest na etapie wdrażania narzędzi automatyzujących funkcje finansowe, ale wiele jeszcze się nie odważyło. Część z tych firm nie jest przygotowana na zmiany i wdrożenia, część świadomie lekceważy temat, twierdząc, że biznes i tak im się kręci, a jeszcze inni, po prostu boją się zamienić Excela na inne narzędzia. Często po prostu nie znając możliwości nowoczesnych narzędzi nie mamy do nich zaufania, więc tkwimy zafiksowani na starym dobrym Excelu, mimo tego, że nie raz się nam "wykrzaczył". Nie wspominając już o tym, że jeśli nie ma w danej chwili w pracy właściciela konkretnego pliku excelowego, to nie wiemy, co się dzieje i tracimy kontrolę na procesem. A pracownicy przecież chorują, chodzą na urlopy, czy wręcz odchodzą z firmy.

Sami przyznajcie szczerze - czy macie odwagę wyobrazić sobie sprawne funkcjonowanie waszego controllingu bez Excela? Kto by się na to odważył? Ok. zostawcie sobie Excela na wszelki wypadek. Dobry Excel nigdy nie jest zły 😀

Uwierzcie jednak, że bez Excela też się da. Wdrożenie odpowiedniego narzędzia automatyzującego funkcje biznesowe w tym finansowe zwiększy efektywność eliminując manualne procesowanie danych. Dane uzyskane w wyniku automatyzacji cechują się dokładnością, zgodnie z zaprogramowanym algorytmem. Unikamy przypadkowych usunięć,  zmian w kolejności, "niezłapanie" części danych przy podsumowaniu, albo pomyłka w znaku i zamiast coś odjąć, po prostu do dodamy. 

Z życia mogę tylko przytoczyć jak kiedyś idąc na urlop przekazałam pracownicy controllingu mój kroczący model płynnościowy, aby w odpowiednim dniu go zaktualizowała i zaraportowała nasze przepływy do organu nadzorującego. Cudownie okazało się, że ujemne przepływy, które pojawiały mi się w modelu przed końcem roku, czyli za jakieś 8 miesięcy, zniknęły i nasza płynność na koniec roku spektakularnie się poprawiła. Okazało się później, że ta pracownica zapomniała użyć znaku minus w jednaj ze znaczących pozycji naszych wypływów. Tak to bywa przy "zabawie" z Excelem.

Dlatego będę się upierała, że automatyzacja funkcji biznesowych, zawsze zapewni nam informacje i raporty o niezwykle wysokiej jakości. 

Wrócę jednak do pytania, czy da się bez Excela? Tak, da się. I piszę to z pełną świadomością, choć osobiście od dawna zakochana jestem w Excelu. Zawsze pozostanie moim "przyjacielem" i wsparciem. Starzeję się jednak, więc tym bardziej staram się szukać takich rozwiązań, żeby już tak się nie napracować, ale nadal mieć dobre wyniki swojej pracy i przy tym na czas.

ANAPLAN, to przykład rozwiązania wdrażanego z sukcesami przez Source-Corp. Rozwiązanie może być szyte na miarę uwzględniając potrzeby danego biznesu. Jest narzędziem analitycznym, które pozwala na wydajniejszą interpretację danych, dokładniejsze prognozowanie na bazie wielu zmiennych oraz opracowywanie różnych scenariuszy działania. Współpracuje z systemami klasy ERP. Jest sprawniejsze od Excela, choć się z nim nie "gryzie".

Należy brać pod uwagę, że w miarę postępowania skutecznej digitalizacji w obszarze finansów, zwiększa się szansa na wdrożenie również podobnych rozwiązań w  pozostałych obszarach   przedsiębiorstwa ponieważ stopniowo rośnie poziom dojrzałości cyfrowej firmy, którą może zapoczątkować CFO jako lider zmiany.

Oczywiście wcześniej należy transparentnie określić korzyści, które mają być osiągnięte przez wdrożenie, sposób ich pomiaru, ale - uwaga, nie zapominajmy - trzeba włączyć pracowników w projektowanie, szkolenie i obsługę wdrażanego rozwiązania. Należy wyznaczyć pracownikom priorytety, opisać i jeśli trzeba zmodyfikować procesy tak, aby zwiększyć ich wydajność. W tym najlepiej pomogą nam nasi pracownicy, jeśli zapewnimy im odpowiednie wsparcie. Mam tu na myśli i wsparcie konsultantów zewnętrznych - jeśli trzeba - ale też odpowiednie szkolenie i rozłożenie czasu pracy tak, aby nie "zajechać" pracowników dorzucając im do bieżącej pracy, dodatkowych czynności w okresie wdrożenia.

CELE

Czyli, co powinno dać wdrożenie?  Chodzi o szerszy aspekt biznesowy, nie ograniczający się tylko do funkcji finansów.

1. Poprawę efektywności procesu - jeśli przez wdrożenie oszczędzimy dziennie chociażby 2-3 godziny pracy jednego pracownika to jest to już wymierny efekt.
2. Powinno zapewnić stworzenie nowej wartości dla klienta np. przyspieszenie reakcji na jego zapytania, szybsza realizacja zamówienia, być może obniżkę ceny, lub jej zagwarantowanie w dłuższym okresie.
3. Poprawa jakości procesów - np. 100% dokładność i brak błędów tzw. "zmęczeniowych"
4. Możliwość kompleksowej kontroli naszego biznesu, który np. jest biznesem rozproszonym geograficznie, czy organizacyjnie.
5. Poprawa bezpieczeństwa np. przy realizacji przelewów, uniknięcie duplikowania itp.
6. Ocena ryzyka w czasie rzeczywistym - np. ryzyka kursowego, albo automatyczna weryfikacja kontrahenta pod kątem list sankcyjnych.
7. Przeprowadzenie szybkich analiz na wielomilionowej ilości danych transakcyjnych, celem identyfikacji wzorców zachowania nietypowego, które mogło być działaniem potencjalnie niebezpiecznym i/lub ryzykownym.

Pewnie można wymienić więcej celów, ale właśnie o to chodzi, żeby to robić na poziomie swojej organizacji, uwzględniając swoje potrzeby, a następnie te cele przedstawiać dostawcy rozwiązania, które ma nam usprawnić biznes.

I na koniec - nie przedłużając wpisu - pamiętajmy zawsze o ludziach w naszej organizacji. Włączajmy ich w projektowanie rozwiązań, bo te rozwiązania właśnie ich w pierwszej kolejności mają wspierać. Włączając pracowników w projektowanie rozwiązania, spowodujemy, że łatwiej zrozumieją na czym będzie polegała poprawa ich pracy i łatwiej zaakceptują zmianę. Chętniej zechcą podnosić swoje kompetencje. Ułatwiajmy im to.

Żadna technologia sama w sobie nigdy nie będzie stanowiła rozwiązania jeśli nie zostanie zaakceptowana przez pracowników, przedtem jednak trzeba o tych pracowników najzwyczajniej zadbać. Jak zadbać o pracowników? Chociażby zapewniając im niezbędne pakiety szkoleń, ale też opracowanie i wdrożenie procesu umożliwiającego ciągłe doskonalenie się pracowników. Również stworzenie możliwości rekomendowania kolejnych zmian i usprawnień przez pracowników, którzy pracując na tzw. "pierwszej linii frontu" najszybciej wyłapują, co należy już zmienić, poprawić, zmodyfikować.

Czasami to wszystko wymaga gruntownej zmiany kultury przedsiębiorstwa, ale z pewnością należy wspierać się też odpowiednimi narzędziami, nadążającymi za zmianą otoczenia biznesowego. 


Komentarze

Popularne posty z tego bloga

WSPÓLNA ROLA FINANSÓW I S&OP - SZMINKA NR 4

Czy zastanawialiście się jak udziałowcy podchodzą do biznesu, jak na niego patrzą? Otóż patrzą na swoje biznesy w długim horyzoncie czasowym. Z tego też wynika potrzeba planowania długookresowego. Planowanie krótkookresowe - uwierzcie - nie zapewni raczej kontynuacji biznesu na lata. Przewidywanie czegokolwiek, planowanie czegokolwiek, czy prognozowanie czegokolwiek jest ekstremalnym ryzykiem. Nikt nie jest w stanie przewidzieć przyszłości, ale..... no właśnie, ale te firmy, które rozumieją narażanie się na ryzyko, potrafią sprawnie poruszać się w niepewnym i ostatnio szczególnie niestabilnym środowisku biznesowym, mają znacznie większe szanse na przetrwanie różnej maści kryzysów. Mało tego, często firmy, które przetrwały kryzys wychodzą po tej walce silniejsze i jeszcze bardziej odporne na różne perturbacje. Co to jednak oznacza, że firma rozumie narażanie się na ryzyko? Co to oznacza, że firma potrafi poruszać się w niepewnych warunkach? To oznacza po prostu strategiczne podejmowanie...

Przeżyłam, bo ruski oligarcha nie przyjechał - CZ.II - SZMINKA NR 10

Po wszystkich wydarzeniach, które opisałam w CZ.I, w poprzednim tekście jedno stało się dla mnie jasne – muszę się odnaleźć w całym tym irracjonalnym rozgardiaszu i muszę mieć współpracujący i rzetelny zespół, bo sama wszystkiego nie dźwignę. Muszę być z ludźmi, aby ludzie byli ze mną. Tak narodziła się koncepcja punktów kontrolnych inaczej zwanych check pointami, a ich celem było opanowanie sytuacji w firmie w całym obszarze produkcyjnym i to nie tylko na tym jednym kontrakcie. Te check pointy tak naprawdę były rozpaczliwą próbą zapanowania nad nawarstwiającymi się problemami i wdrożenia odpowiedniego zarządzania ryzykiem, czego byłam nauczona w dotychczasowej swojej pracy zawodowej. Moim celem teraz było nie tylko ratowanie tego, co już się posypało, ale zapobieganie podobnym sytuacjom i katastrofom. Marzyłam o uporządkowaniu procesów w taki sposób, aby sprawy toczyły się z automatu w sposób właściwy. Tu potrzebne są też właściwe procedury i spółka nawet je miała, ale naprawdę ...

CZYM PACHNIE DESZCZ - WSTĘP - SZMINKA NR 11

Jeśli będziecie usiłowali zrozumieć, dlaczego piszę tę książkę i dlaczego wkręcałam się w pewne trudne sytuacje zawodowe, a także dlaczego moje ambicje były właśnie takie, a nie inne i dlaczego zawsze uparcie brnęłam do przodu, choć nikt mi już nie dawał szansy - to przytoczę jedno zdarzenie z mojego dzieciństwa, które być może zaważyło na tym wszystkim. Na moich decyzjach, walce do końca bez względu na to czy oficjalnie wygram i na niepoprawnym optymizmie i wierze w to, że coś się da zrobić jeśli naprawdę się uprę. Sama do dziś poszukuję odpowiedzi na wiele trudnych pytań, które sobie zadaję, usiłując rozwikłać zagadkę siebie samej. A uwierzcie - jest to największa zagadka mojego życia – ja sama. Wychowałam się w małej wsi Drożków w województwie lubuskim. Dość długo wychowywałam się u moich dziadków, którzy byli bardzo uczciwymi i skromnymi ludźmi. Ich zasady były proste, w dużej mierze zbudowane na bazie wartości chrześcijańskich, które skutecznie mi wpoili, choć nie do końca udało s...